Text copied to clipboard!
Заглавие
Text copied to clipboard!Документален Контролер
Описание
Text copied to clipboard!
Търсим Документален контролер, който да се присъедини към нашия екип и да поеме отговорността за ефективното управление, организиране и контрол на всички документи, свързани с дейността на компанията. Идеалният кандидат ще има опит в администрирането на документи, ще познава добре процесите по архивиране и ще притежава отлични организационни умения.
Документалният контролер играе ключова роля в поддържането на точна и навременна документация, която е от съществено значение за спазването на вътрешни и външни регулации. Той/тя ще работи в тясно сътрудничество с различни отдели, за да гарантира, че всички документи са правилно класифицирани, съхранявани и достъпни при необходимост.
Основните задължения включват създаване и поддържане на системи за управление на документи, проследяване на версии, осигуряване на съответствие с политиките за сигурност на информацията и подпомагане на екипите при намиране и използване на необходимата документация. Освен това, документалният контролер ще участва в процесите по вътрешен и външен одит, като предоставя необходимата документация и информация.
Успешният кандидат трябва да бъде детайлен, организиран и да умее да работи под напрежение. Необходима е способност за работа с различни софтуерни системи за управление на документи и добра комуникация с колеги от различни нива на организацията.
Ако сте мотивиран професионалист с интерес към документооборота и желаете да работите в динамична среда, очакваме вашата кандидатура.
Отговорности
Text copied to clipboard!- Създаване и поддържане на системи за управление на документи
- Класифициране и архивиране на документи според вътрешни политики
- Контрол на версиите и проследяване на промените в документацията
- Осигуряване на достъп до документи за оторизирани служители
- Подготовка на документи за вътрешни и външни одити
- Сътрудничество с различни отдели за поддържане на точна документация
- Обучение на служители относно процедурите за документооборот
- Спазване на изискванията за защита на лични и чувствителни данни
- Изготвяне на отчети и анализи, свързани с документооборота
- Подобряване на процесите по управление на документи
Изисквания
Text copied to clipboard!- Минимум средно образование; висше образование е предимство
- Опит в управление на документи или административна дейност
- Добри компютърни умения и познания по MS Office
- Опит с електронни системи за управление на документи (DMS)
- Отлични организационни и комуникационни умения
- Внимание към детайла и способност за работа с конфиденциална информация
- Умение за работа под напрежение и спазване на срокове
- Знания по нормативни изисквания за съхранение на документи
- Самостоятелност и инициативност
- Добро владеене на български език; английски език е предимство
Потенциални въпроси за интервю
Text copied to clipboard!- Какъв е вашият опит в управлението на документи?
- Работили ли сте със системи за електронно управление на документи?
- Как поддържате точност и последователност в документацията?
- Как се справяте със задачи с кратки срокове?
- Какви мерки предприемате за защита на чувствителна информация?
- Какви подобрения бихте предложили в процеса на документооборот?
- Какви видове документи сте обработвали до момента?
- Какво ви мотивира да работите като документален контролер?
- Какви са вашите силни страни в административната работа?
- Как се справяте с комуникацията между различни отдели?
